Triez et filtrez vos données
Excel n'est pas un programme de gestion de base
de donnée (ce qu'est access, par exemple), mais il permet souvent de créer des
bases ou des listes simples et d'effectuer de très nombreuses opérations sur
elles.
En particulier, de les trier
et de les filtrer, c'est-à-dire d'en extraire un certain nombre d'informations
sélectionnées.
Par exemple, Excel est
idéal pour créer une liste d'adresse de correspondants ou d'amis, une liste
organisée en nom, prénoms, adresse, villes, etc. Si vous avez besoin de
confectionner une telle base, ne cherchez pas plus loin et adoptez Excel.
Deux méthodes pour triez votre liste:
Pour trier une liste, vous
disposez de deux méthodes. La première est la plus rapide:
1-
Cliquez sur une cellule dans
la colonne qui doit servir de base de tri.
2-
Cliquez sur l'une des deux
icônes de la barre d'outils Standard, Tri croissant ou Tri
décroissant. Elles sont marquées AZ ou ZA.
3-
Le tri s'effectue. Vous
constaterez avec plaisir qu'Excel découvre généralement automatiquement
la présence d'une ligne d'en-tête et que cette ligne n'est pas prise en compte
dans le tri.
La seconde méthode consiste à
ouvrir la boîte de dialogue de tri:
1-
Cliquez sur une cellule
quelconque du tableau.
2-
Cliquez sur le menu Donnée,
puis sur Trier.
3-
Dans les zones Trier par
et Puis par, cliquez sur les colonnes que vous voulez trier.
4-
Sélectionnez toutes les
autres options de tri souhaitées, puis cliquez sur OK.
Filtrez vos données avec le filtre automatique:
Le filtrage permet de
rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données.
Une plage filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères
spécifiés pour une colonne.
Excel fournit deux commandes
de filtrage de plages:
·
Filtre automatique: il filtre par sélection pour des critères simples.
·
Filtre avancé:
pour des critères plus complexes.
Pour exécuter un filtrage
automatique:
1-
Cliquez sur une cellule du
tableau pour qu'Excel le reconnaisse.
2-
Cliquez sur le menu Données,
sur Filtre automatique.
3-
Des flèches de filtrage
automatique apparaissent à droite des étiquettes de colonne dans la plage
filtrée.
4-
Cliquez sur la flèche de la
colonne servant de filtre et choisissez la valeur qui constituera le critère de
filtrage, par exemple NOM et Pop.
5-
Le filtrage est aussitôt
exécuté et seules les lignes répondant à ce critère restent affichées.
Pour annuler l'effet du
filtre et tout réafficher, au choix:
·
Cliquez sur la même flèche déroulante, puis sur (Tous).
·
Cliquez sur le menu Données, sur Filtrer, puis sur Filtre
automatique.
·
Cliquer sur le menu Données, sur Filtrer, puis sur Afficher
tout.
